Steuerberater Tybusch

Die bis 31.12.2007 unterschiedlich zu beurteilenden Dienst- / Geschäftsreisen, Fahrtätigkeit und Einsatzwechseltätigkeit, wurden mit Wirkung ab 01.01.2008 zu dem Sammelbegriff beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit zusammen gefasst.

Um Reisekosten geltend machen zu können, ist es erforderlich, dass es sich um eine vorübergehende Auswärtstätigkeit handelt. Eine beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit liegt vor, wenn der Arbeitnehmer vorübergehend außerhalb seiner Wohnung und an keiner seiner regelmäßigen Arbeitsstätten beruflich tätig wird. Eine Auswärtstätigkeit liegt ebenfalls vor, wenn der Arbeitnehmer bei seiner individuellen beruflichen Tätigkeit typischerweise nur an ständig wechselnden Tätigkeitsstätten oder auf einem Fahrzeug tätig wird.Was unter vorübergehend zu verstehen ist, wurde gesetzlich nicht geregelt. Ein Zeitrahmen von bis zu 18 Monate wird zur Zeit noch als vorübergehend angesehen.

Im Rahmen der Reisekostenabrechnung können folgende Kosten geltend gemacht werden:

Fahrtkosten
Fahrtkosten in tatsächlicher Höhe (Nachweise erforderlich)
Fahrtkosten bei Nutzung eines eigenen Kraftwagen in tatsächlicher Höhe oder mit der Pauschale von 0,30 € pro gefahrenen Kilometer. Für jede Person, die bei einer Dienstreise mitgenommen wird, erhöht sich der Kilometersatz von 0,30 € um 0,02 €. 

Verpflegungsmehraufwendungen
Bei Auswärtstätigkeiten im Inland sind die Verpflegungsmehraufwendungen nur mit Pauschbeträgen anzusetzen und zwar für jeden Kalendertag der Abwesenheit von der Wohnung und regelmäßigen Arbeitsstätte. Bei einer längerfristigen Auswärtstätigkeit können die Verpflegungsmehraufwendungen nur für die ersten drei Monate geltend gemacht werden.

Für Verpflegungsmehraufwendungen im Inland können folgende Pauschalen angesetzt werden:

• Abwesenheit bis 8 Stunden        0 EUR
• Abwesenheit 8 bis 14 Stunden    6 EUR
• Abwesenheit 14 bis 24 Stunden 12 EUR
• Abwesenheit über 24 Stunden   24 EUR

Bei Auswärtstätigkeiten im Ausland wird der Verpflegungsmehraufwand durch Auslandstagegelder berücksichtigt. Diese werden in unterschiedlicher Höhe für jedes einzelne Land vom Bundesministerium für Finanzen veröffentlicht.

BMF zur steuerlichen Behandlung von Reisekosten im Ausland 

Auslandstagegelder für Verpflegung und Übernachtung ab 2010

Für die nicht erfassten Staaten ist der für Luxemburg geltende Pauschbetrag maßgebend. Bei derselben Auswärtstätigkeit ist der Abzug der Verpflegungsmehraufwendungen auf die ersten 3 Monate beschränkt. Dieselbe Auswärtstätigkeit liegt nicht vor, wenn die auswärtige Tätigkeitsstätte nicht mehr als 1 bis 2 Tage wöchentlich aufgesucht wird. Eine neue Frist beginnt eine neue Frist, wenn die Unterbrechung mind. 4 Wochen dauert. Urlaub oder Krankheit haben keinen einfluss auf den Ablauf der 3-Monats-Frist. 

Übernachtungskosten
Die Übernachtungskosten können bei einer Auswärtstätigkeit als Reisekosten geltend gemacht werden. Diese Kosten sind durch Rechnungen (Hotel, Pension usw.) nachzuweisen. Für Übernachtungen ab 2010 ist der Umsatzsteuersatz im Hotel- und Gaststättengewerbe auf 7 % abgesenkt worden. Nicht von der Steuerermäßigung umfasst - da nicht unmittelbar der Beherbergung dienend - sind

• die Verpflegung, insbesondere das Frühstück,
• der Zugang zu Kommunikationsnetzen (insbesondere Telefon und Internet),
• die TV-Nutzung ("pay per view"),
• die Getränkeversorgung aus der Minibar,
• Wellnessangebote,
• die Überlassung von Tagungsräumen
• und sonstige Pauschalangebote usw.

Dies gilt auch, wenn diese Leistungen mit dem Entgelt für die Beherbergung abgegolten sind.

Deshalb müssen umsatzsteuerrechtlich in Hotelrechnungen neben der reinen Übernachtungsleistung Nebenleistungen gesondert ausgewiesen werden. Die bis 31.12.2009 häufige Praxis, nur einen Gesamtpreis für Unterkunft und Frühstück auszuweisen, ist entfallen und damit auch die Pauschalkürzung um 4,80 EUR bzw. 20% des am Unterkunftsort maßgebenden Pauschbetrages für Verpflegung bei Abwesenheit von mehr als 24 Stunden.


Reisenebenkosten
Hierbei kann es sich um Telefongespräche, Straßenbenutzungsgebühren oder Parkgebühren handeln. Diese Kosten sind durch entsprechende Belege nachzuweisen.

Durch die Einhaltung der neuen Regelungen vermeiden Sie Nachzahlungen bei Prüfungen von den Sozialversicherungsträgern und dem Finanzamt.