Steuerberater Tybusch

Im Jahr gibt es öfter Anlässe für betriebliche Feierlichkeiten. Betriebliche Veranstaltungen, wie beispielsweise Betriebsausflüge, Weihnachts- oder Jubiläumsveranstaltungen, Gaststättenbesuch mit Benutzung der Kegelbahn oder Schiffsfahrten, können Unternehmer so gestalten, dass weder Lohnsteuer noch Sozialversicherung anfällt.

Lohnsteuer- und Sozialversicherungsfreiheit

Zuwendungen des Arbeitgebers an seine Arbeitnehmer sind lohnsteuer- und sozialversicherungsfrei, wenn sie im überwiegenden eigenbetrieblichen Interesse des Arbeitgebers liegen. Das ist bei Betriebsfeiern regelmäßig der Fall, wenn der Kontakt der Arbeitnehmer untereinander und damit das Betriebsklima gefördert werden. Das gilt jedoch nicht uneingeschränkt. Eine Betriebsveranstaltung ist nur begünstigt, wenn sie mit einem geselligen Teil verbunden ist. Der gemeinsame Besuch von Veranstaltungen, z. B. der Besuch eines Bundesligaspiels oder ein Theater- oder Zirkusbesuch, reichen nicht aus. Diese Veranstaltungen müssen mit einem geselligen Beisammensein verbunden werden, z. B. mit vorherigem oder anschließendem Essen, damit die Betriebsveranstaltung ein gewisses Eigengewicht bekommt. Tritt zudem der Entlohnungscharakter stärker in den Vordergrund, müssen die Aufwendungen für Betriebsveranstaltungen als steuerpflichtiger Arbeitslohn behandelt werden. Entlohnungscharakter liegt vor, wenn der Arbeitgeber

• mehr als zwei Veranstaltungen im Jahr durchführt (ab der dritten Veranstaltung wendet er seinen Arbeitnehmern steuerpflichtigen Arbeitslohn zu),
• pro Veranstaltung und Arbeitnehmer mehr als 110 Euro aufwendet (beim Überschreiten dieses Grenzwerts handelt es sich insgesamt um steuerpflichtigen Arbeitslohn).

Der Arbeitgeber muss alle Betriebsangehörigen einladen. Bei größeren Betrieben kann jede Abteilung ihre eigene Betriebsveranstaltung durchführen. Es ist unschädlich bestimmte Gruppen zusammenzufassen. Auch Mini-Jobber dürfen gefahrlos teilnehmen, weil die Kosten für die Betriebsveranstaltung die 400 Euro-Grenze nicht beeinflussen, solange die Freigrenze von 110 Euro nicht überschritten wird.

Eine Sonderregelung gilt für Arbeitnehmer, die in Erfüllung ihrer dienstlichen Aufgaben an mehr als 2 Betriebsveranstaltungen jährlich teilnehmen. Nimmt beispielsweise ein Geschäftsführer an den einzelnen Weihnachtsfeiern der verschiedenen Abteilungen teil, ist die Grenze von 2 Veranstaltungen ohne Bedeutung. Begünstigt ist die Teilnahme an allen Feiern, falls sie der Erfüllung beruflicher Aufgaben des Geschäftsführers dient. Entsprechend zu verfahren ist bei Personalchefs, Betriebsratsmitgliedern oder anderen Arbeitnehmern, deren Dienstpflichten den Besuch von Betriebsveranstaltungen umfasst.

Unternehmen sollten daher ein erhöhtes Augenmerk auf Planung, Organisation und Dokumentation von Betriebsfeiern legen. Häufig wird es versäumt zeitnah eine Dokumentation der Betriebsveranstaltung zu erstellen. Doch nur so hat man gegenüber peniblen Prüfern Argumente in der Hand.

Besonders wichtig:

Die Dokumentation bei gemischten Gästegruppen.

Stehen neben den eigenen Mitarbeitern auch Geschäftspartner oder Kunden auf der Gästeliste, müssen die Teilnehmergruppen getrennt voneinander behandelt werden. Denn die Kosten für Geschäftspartner und Kunden sind aufzuteilen und nur teilweise abziehbar. Unternehmer sollten eine detaillierte Teilnehmerliste führen, die den Status des Gastes dokumentiert. Die Liste ist von allen Gästen zu unterzeichnen. So kann das Finanzamt die Aufteilung der Teilnehmer genau nachvollziehen.

Freigrenze pro Arbeitnehmer: 110 Euro

Die Frage, ab wann die Höhe der Gesamtaufwendungen bei begünstigten (herkömmlichen) Betriebsveranstaltungen unüblich ist, wird nach einem einheitlichen Höchstbetrag beurteilt, der für alle Arbeitnehmer gilt. Es kommt dabei nicht auf die Fragen an, ob es sich um eine unübliche Veranstaltung handelt oder ob die Aufwendungen unüblich hoch sind. Ausschlaggebend ist allein der Grenzwert von 110 Euro pro Arbeitnehmer. Die Aufwendungen des Arbeitgebers dürfen diese Freigrenze pro Arbeitnehmer und Veranstaltung nicht überschreiten. Solange die Aufwendungen des Arbeitgebers diese Freigrenze nicht überschreiten, findet auch ein zweitägiger Betriebsausflug im ganz überwiegenden Interesse des Arbeitgebers statt. Neben den Ausgaben für den Arbeitnehmer können auch Aufwendungen steuerfrei bleiben, die für Angehörige und Gäste der Arbeitnehmer - z. B. für Ehefrauen oder Kinder - entstehen. Die Freigrenze ist allerdings nicht um die Anzahl der teilnehmenden Angehörigen zu vervielfachen. Der Betrag von 110 EUR ist arbeitnehmerbezogen auszulegen. Wird der Höchstbetrag allerdings überschritten, und sei es nur geringfügig, z. B. um 1 EUR, so sind die Zuwendungen aus Anlass einer nach Dauer und Häufigkeit herkömmlichen Betriebsveranstaltung in vollem Umfang als steuerpflichtiger Arbeitslohn anzusehen.

Praxistipp

Steuerlich zulässig ist es z. B., anlässlich einer Betriebsveranstaltung mit der Belegschaft eine Vereinbarung in der Weise zu treffen, dass diese einen Eigenanteil zu tragen hat, soweit der Gesamtwert der Zuwendungen bei dem Betriebsausflug u. Ä. 110 EUR pro Arbeitnehmer überschreitet. Der genaue Betrag muss dabei noch nicht feststehen. Ausreichend wäre etwa folgende Formulierung: "Überschreiten die auf den einzelnen Arbeitnehmer entfallenden Zuwendungen, die der Arbeitgeber anlässlich der Betriebsveranstaltung gewährt, den Betrag von 110 EUR, ist der Mehrbetrag vom Arbeitnehmer durch Barzahlung oder Kürzung des Nettoarbeitslohns im Rahmen der nächsten Lohnabrechnung zu erbringen". Oder falls die Arbeitnehmer die Betriebsveranstaltung organisieren und hierzu führen sie eine gemeinsame Kasse, kann der Arbeitgeber einen lohnsteuerfreien Zuschuss bis zur Höhe von 110 Euro je Arbeitnehmer in diese Kasse einzahlen.

Ermittlung des Grenzwerts

Bei der Ermittlung des Grenzwerts muss vom Bruttobetrag einschließlich Umsatzsteuer ausgegangen werden. Der Arbeitgeber muss alle Aufwendungen einbeziehen, die üblicherweise bei Betriebsveranstaltungen anfallen. Das sind z.B. Speisen, Getränke, Tabakwaren und Süßigkeiten, Übernachtungs- und Fahrtkosten, Eintrittskarten für kulturelle und sportliche Veranstaltungen, Geschenke ohne bleibenden Wert, z.B. ein Weihnachtspäckchen bei einer betrieblichen Weihnachtsfeier. Der Wert des Geschenks darf den Grenzwert von 40 Euro brutto nicht übersteigen.

Allerdings liegen viele steuerliche Tücken im Detail und werden besonders bei nur jährlich stattfindenden Veranstaltungen leicht übersehen.  In der Praxis werden bei der Ermittlung der Kosten schnell die Nebenkosten wie Saalmiete oder Künstlerhonorar vergessen. Diese sind neben den Kosten für Speisen und Getränke, Fahrtkosten oder Eintrittsgelder unbedingt mit zu bedenken. Das Finanzamt prüft genau, ob die Kosten für die Feier den Grenzwert überschreiten.

Gestaltungshinweis

In die Berechnung der 110 EUR-Grenze sind ausschließlich Geschenke mit einem Wert bis zu 40 EUR einzubeziehen, während teurere Sachzuwendungen auf den Betrag von 110 Euro nicht angerechnet werden müssen. Plant der Arbeitgeber, seinen Arbeitnehmern im Rahmen einer Betriebsfeier Sachgeschenke zu überreichen, kann also ein etwas teureres Geschenk (Wert > 40 Euro) evtl. die Steuerfreiheit der übrigen Weihnachtsfeier bewirken, wenn dadurch die verbleibenden Aufwendungen für die Betriebsfeier unter der 110 Euro-Grenze gehalten werden können. So tritt lediglich bezüglich des teureren Geschenks (Wert > 40 Euro) Steuer- und Sozialversicherungspflicht ein.

Überschreiten der Freigrenze

Überschreiten die Kosten den Grenzwert, werden die gesamten Aufwendungen zu lohnsteuer- und sozialversicherungspflichtigem Arbeitslohn. Ist eine Betriebsfeier nicht begünstigt und wer seine Mitarbeiter nicht verärgern möchte, kann den Schaden noch begrenzen, wenn der Arbeitgeber gemäß § 40 Abs. 2 Einkommensteuergesetz (EStG) die Lohnsteuer pauschal mit 25% erhebt. Die Wahl der Pauschalbesteuerung kann im Ergebnis auch für den Arbeitgeber von Vorteil sein. So entfallen bei dieser Besteuerungsart zumindest die Beiträge zur Sozialversicherung (§ 2 ArEV).

Gestaltungshinweis

Der Arbeitgeber führt im Jahr 2010 drei Betriebsveranstaltungen durch. Dabei handelt es sich um den Besuch einer Karnevalsveranstaltung mit Kosten von 80 Euro je Arbeitnehmer, um einen Betriebsausflug mit Kosten von 110 Euro je Arbeitnehmern und um eine Weihnachtsfeier mit Kosten von 100 Euro pro Arbeitnehmer. Der Arbeitgeber kann sich aus diesen drei Veranstaltungen die beiden auswählen, die begünstigt sein sollen. Das sind der Betriebsausflug und die Weihnachtsfeier, weil die die teuersten sind. Auf die zeitliche Reihenfolge kommt es dabei nicht an. Die Auswahl der steuerfreien Betriebsveranstaltungen kann u. U. auch nach Ablauf des Kalenderjahres geändert werden. Stellt sich z. B. bei Lohnsteuer-außenprüfung heraus, dass die bisher gewählte Versteuerung zu einer höheren Abgabenlast führt, so darf der Arbeitgeber auch noch zu diesem Zeitpunkt die übernommene pauschale Lohnsteuer zu Gunsten einer anderen, für ihn steuerlich vorteilhaften Veranstaltung korrigieren.